Ціна ручного перенесення
Порахуйте, скільки часу йде на перенесення одного замовлення з сайту в облік: знайти клієнта, створити документ, підібрати позиції, вказати кількість, зберегти. Три-пʼять хвилин, якщо не відволікатись.
Тридцять замовлень на день — це дві з половиною години щоденної механічної роботи. За місяць — понад пʼятдесят годин, тобто третина ставки менеджера, яку ви оплачуєте за копіювання даних з одного екрана на інший.
Плюс помилки. Людина, яка сьомий раз поспіль вбиває однакові рядки, обовʼязково переплутає кількість чи ціну — і це виявиться на етапі відвантаження.
Найважливіше рішення — джерело правди
Перед будь-яким кодом ми відповідаємо на одне питання: де живе правда для кожного поля.
Зазвичай так: залишки й закупівельні ціни — в обліку, роздрібні ціни — теж в обліку, описи й фото — на сайті, замовлення народжуються на сайті й їдуть в облік, статуси народжуються в обліку й повертаються на сайт.
Це виглядає очевидним, поки не зʼясується, що менеджер звик правити ціну прямо в адмінці сайту, а комірник — залишки в Excel. Тоді будь-який обмін почне затирати чиюсь роботу. Тому розбір процесу — не формальність, а половина проєкту.
Односторонній чи двосторонній
Односторонній — дані йдуть з обліку на сайт: товари, ціни, залишки, категорії. Прибирає більшість ручної роботи й майже не змінює звички команди. 8 900 грн, пʼять днів.
Двосторонній — додаються замовлення з сайту в облік, статуси й оплати назад, резервування залишків під незавершені замовлення. Це вже повноцінний контур, який вимагає, щоб процес обробки замовлень був описаний і дотримувався. 16 900 грн, десять днів.
Раджу починати з першого. Другий має сенс, коли замовлень стало достатньо, щоб їх ручне перенесення відчутно зʼїдало час.
Резервування: непомітна, але важлива деталь
Класична проблема магазину: на складі остання одиниця, її одночасно замовляють двоє, і одному доводиться телефонувати з вибаченнями.
У двосторонньому обміні залишок резервується в момент оформлення замовлення, а не після відвантаження. Товар зникає з продажу відразу, і другий покупець його вже не бачить.
Що з помилками
Найнебезпечніше в інтеграціях — не збій, а мовчазний збій. Обмін впав уночі, ніхто не помітив, і тиждень магазин продає за старими цінами й залишками, яких уже немає.
Тому в кожен сценарій закладено сповіщення: не пройшов крок — повідомлення в Telegram із зазначенням, що саме зламалось. Ви дізнаєтесь про проблему в той самий день, а не з падіння виручки.
З чого почати
Напишіть, який у вас облік і в якому вигляді він уміє віддавати дані — файлом, через API чи ніяк. Це перше, що я перевіряю, і саме від цього залежить, чи можлива інтеграція взагалі та скільки вона коштуватиме.